Nouvelles modalités de remboursement des frais de déplacement et de repas

 

  Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 (modifié le 21 juin 2010) Circulaire de 2006 (2006-175) Circulaire de 2010 (2010-134) Circulaire académique (caen) Commentaires
Qui est concerné ?

Article 2.

1° Agent en mission : agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

3° Agent assurant un intérim : agent qui se déplace pour occuper un poste temporairement vacant, situé hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

Les agents de l’administration centrale et des services académiques, ainsi que les agents recrutés par les établissements publics locaux d’enseignement. Par contre, le personnel des établissements publics nationaux, des établissements publics d’enseignement supérieur, des établissements publics de recherche, n'est pas concerné. Idem Agents en service partagé,
personnel affecté en remplacement continu d'un agent pour la durée de l'année scolaire,
agents aux fonctions essentiellement itinérantes (corps d’inspection, personnels d’orientation, personnels médico-sociaux, conseillers académiques…) dotés d’un ordre de mission permanent et agents en mission ponctuelle
Tous les personnels du Premier et Second degré, non-titulaires compris, peuvent bénéficier du remboursement des frais de déplacement et de repas. Cependant, ceux qui sont bénéficiaires de l'IJSSR (TZR) ne sont pas concernés.
 

Article 2 :

6° Résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté ou l'école où il effectue sa scolarité. Lorsqu'il est fait mention de la résidence de l'agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative ;

7° Résidence familiale : le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent ;

8° Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs.

    Sont concernées par cette définition les communautés d’agglomération de CAEN la MER, SAINT-LO,
CHERBOURG, ALENCON et FLERS (Cf : ma circulaire DIFA du 8 mars 2007 et sa carte associée).
 
Trajets remboursés

article 4 :

Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs.

Article 9 :
Les déplacements effectués par l'agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu, sous réserve des dispositions du décret du 1er juillet 1983 susvisé et du décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, à aucun remboursement.

       
Quelles plages horaires ?   La mission commence à l’heure de départ de la résidence administrative et se termine à l’heure de retour à cette même résidence. Toutefois, pour des raisons d’ordre pratique (horaires des transports collectifs, durée du déplacement, notamment), l’administration peut prendre en compte la résidence personnelle pour la détermination des droits à indemnisation. Le choix entre la résidence administrative ou personnelle doit correspondre au déplacement effectif.
Le trajet à prendre en compte et la durée de la mission sont déterminés en fonction :
- de l’heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence personnelle) ;
- de l’heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence personnelle).
Un délai forfaitaire d’une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l’heure de départ et après l’heure de retour, pour tenir compte du temps passé par l’agent pour rejoindre le lieu où il doit emprunter un moyen de transport en commun et inversement.
Idem   Ces dispositions peuvent être utiles en cas de contestation sur les horaires, ce qui est rare.
Toutefois, il est intéressant de noter dans  la circulaire de 2006 que "le choix entre la résidence administrative ou personnelles doit correspondre au déplacement effectif". L'administration ne peut donc pas systématiquement prendre en compte le trajet le moins coûteux pour elle, s'il ne correspond pas au déplacement réel.
Montant des remboursements des repas   En application de l’article 3 du décret du 3 juillet 2006, l’agent bénéficie :
- du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsqu’il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir ; le taux de cette indemnité est fixé forfaitairement à 15,25 € par repas, par l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission (article 1) ;
- du remboursement des frais d’hébergement lorsqu’il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre zéro et cinq heures, pour la chambre et le petit-déjeuner. Les taux de cette indemnité d’hébergement sont fixés à :
- 45 euros en province
S'ajoute : Pourcentage d'abattement appliqué aux indemnités de repas lorsque le repas est pris dans un restaurant administratif (arrêté du 3 juin 2010).
L'indemnité de repas allouée à l'occasion d'une mission ou d'une tournée est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé, à savoir tout restaurant qui reçoit des subventions de l'État, d'une autre collectivité publique ou de l'un de leurs établissements publics. »

L'arrêté du 3 juin 2010 précise : Par dérogation à l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé, les personnels, titulaires ou non titulaires, employés à temps plein ou à temps partiel, qui complètent leur service dans un ou plusieurs établissements ou écoles situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative sont indemnisés de leurs frais de repas au taux fixé par l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé réduit de moitié lorsqu'ils sont contraints de prendre ces repas hors des communes de leur résidence administrative et de leur résidence familiale, pendant les tranches horaires comprises entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir.
L'indemnisation des frais de repas ainsi définie est due pour toute journée durant laquelle l'agent accomplit son service, en totalité ou en partie, hors des communes de ses résidences administrative et familiale.
Les résidences administrative et familiale des intéressés, ainsi que la notion de commune qui s'y rapporte, s'entendent au sens défini à l'article 2 du décret du 3 juillet 2006 susvisé.

  Le nouvel arrêté, suivi par la nouvelle circulaire, indique donc que les agents en postes partagés ont droit à un remboursement (de 7,13 euros ou de 15,35 euros) de repas du midi pris en dehors de leur établissement de rattachement ou de leur résidence administrative, ce qui est nouveau !
Formation continue   Comme précédemment, l’agent qui se déplace dans le cadre d’une action de formation continue perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu’il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé, ou d’être hébergé dans une structure dépendant de l’administration moyennant une participation.   Pour "l'agent en mission ponctuelle",dont  "la mission s’effectue en dehors de la
résidence administrative et de la
résidence familiale" et dont la "durée doit obligatoirement inclure la totalité de la ou des tranches horaires réglementaires
(de 11 à 14 heures et de 18 à 21
heures)", les repas pris en dehors d’un restaurant administratif ou assimilé sont remboursés à 100%  du taux repas fixé par l’arrêté du 3
juillet 2006, les repas pris dans un restaurant administratif ou assimilé sont remboursés à 50% du taux
repas fixé par l’arrêté du 3 juillet 2006.
La situation ne change pas, elle se trouve alignée sur celle des personnels à compléments de service.
Régime des avances   Ce régime n’est pas modifié par rapport à la situation antérieure :
- le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu ;
- des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas.

Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu.
Des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas.

  Pas de changement réel (d'autres modifications concernent les DOM-COM)
Justificatifs   Doivent être produits obligatoirement, auprès de l’ordonnateur, les justificatifs suivants :
- quel que soit le lieu du déplacement (métropole, outre-mer et étranger), titre de transport ou facture pour les frais de transport (article 3 du décret), y compris les frais liés à l’utilisation d’un taxi ou d’un véhicule de location, après accord du chef de service (article 11 du décret) ;
- comme auparavant, en métropole, facture pour les indemnités d’hébergement (article 3 du décret) ;
- en métropole, après accord du chef de service, ticket ou facture, pour les frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute engagés par l’agent autorisé à utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service (article 10 du décret) ; hors métropole, ces frais sont inclus dans les frais divers mentionnés à l’article 3-2° du décret.
Idem    
Base du remboursement en cas d'utilisation d'un véhicule personnel

Article 10 :

Les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur chef de service, quand l'intérêt du service le justifie.

En métropole et outre-mer, l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques

  Le taux [des indemnités kilométriques] est fixé par l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006.
L'indemnisation s'effectue sur la base des indemnités kilométriques dès lors que l'agent est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour l'exercice de ses fonctions, en l'absence de moyen de transport public adapté au déplacement considéré.
considérant le caractère peu adapté du réseau de transport en commun de la région Basse Normandie, au regard des missions assurées par les personnels de l’académie, seuls les déplacements ponctuels qui justifient de l’usage de la ligne SNCF Cherbourg-Paris-Cherbourg seront exclus de l’indemnisation sur la base des indemnités kilométriques.
Cette disposition favorable ne doit pas nécessairement conduire à utiliser son véhicule si les conditions de la mission sont compatibles avec le recours à un mode de transport en commun.
On ne peut donc pas utiliser le "tarif SNCF", le plus souvent moins intéressant, quand aucune voie ou gare ne permet de faire le déplacement !
La circulaire académique réduit d'ailleurs curieusement l'utilisation obligatoire du tarif SNCF à une seule ligne.
Personnels en complément de service.     Les personnels, titulaires ou non titulaires, employés à temps plein ou à temps partiel et contraints de compléter leur service dans un ou plusieurs établissements situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative, sont indemnisés de leurs frais de transport, dans les conditions prévues pour les agents en mission.
Ils peuvent être autorisés à utiliser un véhicule personnel et sont alors indemnisés dans les conditions précisées au 7 de la présente circulaire (ci-dessus)

La circulaire de 2010 précise ensuite :
Ces personnels [Les personnels, titulaires ou non titulaires, employés à temps plein ou à temps partiel et contraints de compléter leur service dans un ou plusieurs établissements situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative] sont indemnisés de leurs frais de repas dans les conditions fixées par l'arrêté du 3 juin 2010, c'est-à-dire au taux fixé par l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006 réduit de moitié, lorsqu'ils sont contraints de prendre ces repas hors des communes de leur résidence administrative et de leur résidence familiale, pendant les tranches horaires comprises entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir.
L'indemnisation des frais de transport et de repas ainsi définie est due pour toute journée durant laquelle l'agent accomplit son service, en totalité ou en partie, hors des communes de ses résidences administrative et familiale. La résidence administrative des intéressés correspond à la commune d'implantation de l'établissement dans lequel ils assurent la plus grande part de leurs obligations de service, et lorsqu'ils exercent leurs fonctions à part égale dans deux établissements, à la commune d'implantation de leur établissement de rattachement administratif.
Ces conditions d'indemnisation sont également applicables aux personnels enseignants, d'éducation et d'orientation affectés en remplacement continu d'un agent pour la durée de l'année scolaire, dans un ou plusieurs établissements situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative, et qui ne peuvent en conséquence percevoir l'indemnité journalière de sujétions spéciales (IJSS) instituée par le décret n° 89-825 du 9 novembre 1989 (il résulte des dispositions combinées des articles 2 et 5 du décret du 9 novembre 1989 et de l'article 8 du décret du 3 juillet 2006 que l'agent affecté dans ces conditions ne peut percevoir l'IJSS mais peut être indemnisé de ses frais de déplacement). Aux termes de l'article 3 du décret n° 99-823 du 17 septembre 1999, ces personnels sont affectés dans une zone de remplacement par un arrêté rectoral qui détermine en outre leur établissement de rattachement ; la commune dans laquelle cet établissement est implanté constitue la résidence administrative des intéressés.

"Agent en service partagé intervenant dans une commune autre que sa
résidence administrative", "personnel affecté en remplacement
continu d’un agent pour la durée de
l’année scolaire dans une commune autre que celle de sa résidence administrative"
S'il est " dans l’obligation de prendre ses repas hors de la commune de résidence administrative et/ou familiale durant les tranches horaires réglementaires (de 11 à 14 heures et de 18 à 21 heures)", il bénéficie de "50% du taux repas fixé par l’arrêté du 3
juillet 2006"
Précision que la règle générale concernant les repas et les frais de déplacement s'applique aussi aux personnels avec un complément de service, titulaires en poste fixe, TZR et non-titulaires.

Les précisions sur la résidence administrative sont aussi intéressantes. Pour les TZR, la résidence administrative est bien celle de l'établissement de rattachement, même si le TZR n'y exerce pas. Pour les autres, (titulaire en poste fixe et non-titulaire), la résidence administrative "correspond à la commune d'implantation de l'établissement dans lequel ils assurent la plus grande part de leurs obligations de service", donc pas obligatoirement à la commune de l'étabissement de rattachement. Cela est plutôt inhabituel, en tous cas pour les titulaires de postes fixes !